Gestão de Pessoas – 11 Dicas para conduzir reuniões de resultado

No mundo corporativo, onde as decisões são descentralizadas, reuniões são utilizadas para apreciação de temas e decisões importantes. Como fazer para ter resultado e aproveitar melhor o tempo das pessoas? Como fazer para que, no final do encontro, tenhamos a certeza que o tempo foi maximizado pela equipe e que foram encontrados os melhores resultados?Para alcançar resultados eficazes em encontros de grupos de trabalho, confira a seguir 11 dicas para serem adotadas em uma reunião:

1.    Agendar com tempo: Toda reunião precisa ser agendada com tempo hábil para que os convidados programem sua participação, até mesmo as reuniões de regime urgente. Todos precisam ser avisados com antecedência.

 2.    Horário para terminar: Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.
Deve ser planejada para caber em um determinado horário e a existência de uma hora marcada para o seu fim para se manter a objetividade nas discussões.
 3.    Condução: Toda a reunião precisa de um responsável que conduzirá todo o processo do encontro. Geralmente será o líder da equipe e sua responsabilidade irá desde a identificação da necessidade, preparação da pauta, envio dos convites, mediação e registro até a disponibilização da ata aos participantes. Seu maior desafio será a condução, mediação dos tópicos postos em discussão e encontrar os melhores resultados do encontro.

 4.    Pauta: Ao elaborar a pauta, o mediador deverá ter em mente os assuntos que são extremamente necessários para apreciação dos participantes. Assuntos que não são pertinentes a todos poderão ser resolvidos apenas por pessoas envolvidas com o tema, não os colocando em exposição para todo o grupo.

 5.    Foco: Mantenha o foco no tópico em discussão, não permitindo que assuntos paralelos venham atrapalhar a reunião. Quanto mais focados no assunto estiverem, mais rápido e eficiente será a resolução para o problema em discussão.
 
6.    Tempo: O tempo destinado a uma reunião de resultados é extremamente importante, visto a eficácia na atenção dos participantes. As reuniões de resultados têm uma maior eficiência dentro de um espaço de até 01h30m.

 7.    Atenção aos monólogos: Ao montar uma pauta, analise se haverá necessidade de o “fulano de tal” falar. Caso precise, insira seu nome na mesma, informando o tempo que o mesmo terá para discorrer o assunto. Após a exposição, será necessário abrir a palavra para que os demais possam fazer suas críticas, opiniões ou sugestões. Evite oportunizar que uma só pessoa fale, pois, reuniões de resultados só são válidas com a participação de todos.

 8.    Interrupções: Trabalhe para que não haja interrupções ao longo do encontro. É comum participantes receberem mensagens ou ligações via telefones celulares. Combine no início do encontro e se possível negocie para que todos deixem seus aparelhos no modo silencioso ou desliguem os mesmos.

 9.    Registro: Tenha sempre uma pessoa registrando as decisões do grupo. Tal procedimento poderá ser feito através de gravações de áudio e vídeo previamente combinados ou fotos e anotações em papel.  No final, após todos os temas terem sidos abordados, abra espaço para a “Palavra Livre”. Este é o momento para tratar de assuntos que estão fora da pauta e que são pertinentes ao grupo todo.

 10. Aprovação: No decorrer do encontro, a pessoa designada a registrar os assuntos decorridos fará as devidas anotações e registros, redigindo um texto que posteriormente passará ao coordenador do encontro para fazer suas considerações que enviará a todos os participantes para aprovação da mesma.

 11. Publicação: Por fim, após o tempo destinado a leitura e aprovação de todos, o coordenador do encontro fará a publicação do documento denominado “Ata da reunião”, o mesmo servirá como um documento oficial da organização e os tópicos definidos pela equipe servirão de novas regras para as pessoas envolvidas. 

 Consultor Administrativo Valmir Coleto.

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